Die Vorphase dient der Vorbereitung der Hauptphase. Die Schulen erhalten von Beginn an alle nötigen Informationen über die Abläufe, Verfahren und Instrumente der Qualitätsanalyse.

Nach einem Vorgespräch mit der Schulleitung zur Klärung der Zielsetzung und der Abläufe der Externen Evaluation und einer Onlinebefragung aller schulischen Gruppen findet in der Schule ein Abstimmungsgespräch statt. Während des Abstimmungsgesprächs werden die Themen und Fragestellungen aller schulischen Gruppen (Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, Nicht-unterrichtendes Personal, Lehrkräfte, Schulleitung) zu denen sie eine Rückmeldung möchten, gesammelt und den Kriterien des Analysetableaus zugeordnet. Die Ergebnisse der Onlinebefragung dient den schulischen Gruppen dazu, ihre Themen und Fragestellungen möglichst konkret zu formulieren. So entsteht das schulspezifische Analysetableau mit Wahlkriterien zusätzlich zu den verpflichtenden Kriterien.

In der Hauptphase finden die Analyse der schulischen Dokumente, der Schulbesuch und die Rückmeldung der Ergebnisse statt.

Anhand schulischer Dokumente, wie das Schulprojekt, schulische Konzepte, schulinterne Curricula usw., bereitet sich das Team der Externen Evaluation auf den Schulbesuch vor. Die Aussagen in diesen Dokumenten werden den Kriterien des Analysetableaus zugeordnet, um später in die Einschätzung des Kriteriums einzufließen. Sie sind die erste Informationsquelle, auf die sich die Evaluation stützt. Diesen Vorgang nennen wir Dokumentenanalyse.

Ca. 2 Wochen vor der Schulbesuchswoche findet ein Planungsgespräch mit der Schulleitung statt, das dazu dient, die Schulbesuchswoche im Detail zu planen. Am gleichen Tag findet eine Informationsveranstaltung für die gesamte Schulgemeinschaft statt. Im Laufe dieser Informationsveranstaltung wird im Sinne der Transparenz erläutert, wie das Verfahren der Externen Evaluation abläuft und mit welchen Instrumenten die Externe Evaluation arbeitet. Im Anschluss findet ein Workshop für das Lehrpersonal zum vertieften Verständnis des Unterrichtsbeobachtungsbogens (UBB) statt.

Die Externe Evaluation besucht die Schule während einer Arbeitswoche. Innerhalb dieser Woche finden Interviews mit Vertretern aller schulischen Gruppen statt. Die Interviews sind kriteriengeleitet aufgrund der Kriterien des Analysetableaus und stellen die zweite Informationsquelle der Externen Evaluation dar. Die Aussagen der Teilnehmer werden vertraulich behandelt, jeder soll sich frei fühlen, seine Meinung zu äußern.

Zusätzlich finden innerhalb dieser Woche Unterrichtsbeobachtungen statt. Die beobachteten, 20-minütigen Sequenzen werden mithilfe des Unterrichtsbeobachtungsbogens, dessen Kriterien sich auf den Bereich Lehren und Lernen des Referenzrahmens Schulqualität stützen, eingeschätzt.

Um zu der Einschätzung der Prozessstände der einzelnen Kriterien des schulspezifischen Analysetableaus zu gelangen, nutzt die Abteilung für Externe Evaluation also unterschiedliche Quellen: die schulischen Dokumente, die Interviews, die Unterrichtsbeobachtungen und ggf. den Schulrundgang.

Nach der Schulbesuchswoche erhält zuerst die Schulleitung eine Schulleitungsrückmeldung und im Nachmittag findet eine Lehrkräfterückmeldung statt, in der die ersten Ergebnisse in Form von Stärken und Entwicklungspotenzialen vorgestellt werden und während einer teilnehmeraktivierenden Gruppenphase eine erste Auseinandersetzung mit den Ergebnissen aus den Unterrichtsbeobachtungen stattfindet.  Zu der Lehrkräfterückmeldung wird die Schulinspektion eingeladen.

Spätestens 8 Wochen später erhält die Schule und der Schulträger einen Berichtsentwurf, zu dem sie innerhalb eines Monats Stellung bez. Formfehler nehmen kann, 13 (Arbeits-)Wochen nach dem Schulbesuch erhält sie sowie der Schulträger und der Minister für Unterricht, Ausbildung und Beschäftigung den definitiven Bericht, der den schulischen Gruppen zugestellt werden muss.

Der Bericht dient als Grundlage für innerschulische Diskussionen und für die Vereinbarungen zur weiteren schulischen Qualitätsentwicklung. Die Schule leitet aus dem Bericht ggf. Schulentwicklungsziele ab und priorisiert sie. Diese (SMARTen: spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert) Ziele werden mit Maßnahmen und Verantwortlichkeiten konkretisiert im Schulentwicklungsplan festgehalten. Die Schule kann 2 Monate nach Erhalt des Berichts ein Übergabegespräch mit der Externen Evaluation und ggf. der Schulentwicklungsberatung beantragen. Das Übergabegespräch dient dazu, die Daten und Ergebnisse der Evaluation im Hinblick auf die ersten Schwerpunkte ihrer Schulentwicklung zu interpretieren und ggf. zu erläutern und ihre Passung zu den Entwicklungspotenzialen der Schule sicherzustellen. Hier endet das Verfahren der Externen Evaluation.

Der Schulentwicklungsplan muss innerhalb von 6 Monaten nach Schulbesuch bei der Schulinspektion eingehen. Der Prozess kann in seiner Gesamtheit oder in Teilen auf Anfrage der Schule von der Schulentwicklungsberatung begleitet werden.